Événements
“Événement ou évènement n.m (latin evenire, advenir) 1. Tout ce qui se produit, arrive ou apparaît : Relater les événements de la journée. Synonymes : aventure - chose - fait - incident - péripétie
2. Fait d’une importance toute particulière : Cette rencontre fut l’événement de sa vie. Synonyme : affaire
3. Fait marquant de l’actualité : Cet assassinat a fait l’événement du mois.
4. Se dit de ce qui est de nature à susciter un très vif intérêt et à faire date : Des concerts événements.”
On aime tous les événements. Ces moments joyeux où l’on se retrouve pour une occasion spéciale ou non mais l’important, c’est le lien.
Ils peuvent varier en taille, en portée et en nature. Tout dépend de vos objectifs et de votre public cible. Ce qui ne change pas, c’est qu’ils nécessitent une planification minutieuse, une coordination logistique quasi-militaire, une communication efficace et une évaluation post-événements pour mesurer le succès et l’impact.
Entrons dans le vif du sujet !
De quel genre d’événements parle-t-on ?
Événement étant un terme générique posons les bases. Le fond d’un événement restant le même, il en existe néanmoins 7 familles.
L’événement d’entreprise : Cette catégorie regroupe conférences, séminaires, foire et salons professionnels, réunions d'affaires, inaugurations, lancements de produits, anniversaire d'entreprise, gala et cocktail, team building, happening, drop, etc.
L’événement sportif : Cette catégorie regroupe en règle générale les manifestations sportives ou compétitions tels que des matchs, tournois, championnats, courses, olympiades et jeux olympiques.
L’événement culturel : Artistiques ou culturel, on parle ici de festivals, expositions d'art, concerts, représentations théâtrales, spectacles de danse, défilés de mode, foires culturelles, etc.
L’événement politique : On parle de quelque chose qui semble gigantesque, mais les rassemblements, élections, débats, sommets internationaux, conférences diplomatiques, discours politiques, meeting, etc. On des points communs dans leur organisation et en particulier la sécurité.
L’événement social : Tout ce qui à un attrait à la sociabilité donc les mariages, anniversaires, fêtes, cérémonies de remise de prix, bals, soirées caritatives, etc.
L’événement communautaire : Ils impliquent la participation de la communauté locale, comme les événements caritatifs, les collectes de fonds, les journées de nettoyage, les festivals de quartier, les marchés fermiers, etc.
L’événement médiatique : Ce sont des événements qui attirent l'attention des médias, tels que des conférences de presse, des annonces importantes, des lancements médiatiques, des interviews, etc.
Il est important de noter que plusieurs événements peuvent s’entremêler. Par exemple lors d’un lancement de produit, la presse est généralement présente.
Comment ça marche ?
Quelle que soit la nature de l’événement la procédure reste la même.
LA DATE
Choisir une date n’a pas à être un casse-tête. Surtout qu’en fonction de la nature de l’événement il doit se prévoir une année à l’avance. Plus il sera gros plus il faudra de temps pour le préparer. Pour éviter de trop tergiverser il faut juste prévoir des alternatives pour la météo qui est la plus grosse variable. Le timing est très important car il permet de faire des ajustements, par exemple n’envoyez pas vos invitations deux semaines avant mais 4-6 mois précédents avec une réponse dans la semaine ce qui permet d’ajuster les devis traiteurs, etc. C’est aussi à ce moment que vous devez préparer votre calendrier et vos deadlines.
LES OBJECTIFS
À quoi va servir mon événement ? Pourquoi fais je cet événement ? Ce genre de question peut éviter de s’arracher les cheveux car il permet de choisir un lieu adapté, des animations cohérentes, etc.
LES CIBLES
Maintenant qu’on sait quand et pourquoi on s’intéresse au qui. Pensez déjà au budget, une fourchette peut suffire car vos invités vont avoir besoin de se sustenter et de s’amuser. Parfois il faut inviter tout le monde car vous en avez l’obligation par exemple pour un séminaire ou un team building.
LE BUDGET
Maintenant qu’on sait quand, pourquoi, qui penchons-nous sur le pour combien. Assurez-vous toujours, toujours une marge. Vous voulez un événement à 1 000 € alors prévoyez 1 500 € voire plus. En règle générale je préconise entre 30% et 50% du budget. Vous n’y toucherez peut-être pas mais si il arrive malheur vous serez content de les avoir prévus. On ne peut pas s’arrêter sur un chiffre tout de suite, vous n’avez pas de devis et donc aucune visibilité. Prévoyez un budget avec une fourchette haute et une fourchette basse incluant la réserve.
L’ÉVÉNEMENT
Entrons dans le vif du sujet ! C’est l’heure de préparer votre événement et de penser à tout. Traiteur, animation, musique, lieu, goodies, thème, décoration, planning… TOUT.
LA MISE EN OEUVRE ET LE SUIVI (Optionnel)
C’est l’heure de chasser le devis (Chez What If c’est presque un sport !), mais aussi de booker les prestataires extérieurs, etc. Pour votre tranquillité d’esprit il faudrait que ce soit fait avant d’envoyer les invitations. De cette manière vous aurez du temps pour les ajustements. Ensuite il ne vous restera qu’à commander tout ce que vous souhaitez en pensant bien aux retards possibles et voilà c’est le jour j.
Le facteur le plus important sera le temps. Vous en manquerez toujours alors laissez-vous le temps de préparer correctement votre événement sinon, vous allez voir votre niveau de stress grimper en flèche.
Combien coute un événement ?
Encore et toujours la même chose, cela dépend de ce que vous souhaitez.
En moyenne un événement peut-être prêt en 1 semaine voir trois mois en fonction de la charge de travail et de la taille de l’événement. Le plus long reste la réception des devis et le booking.
Pensez au forfait pour faire des économies !
Le bonus de What If
En véritable professionnel de l’événementiel, l’organisation n’a aucun secret pour What If. C’est mon travail de penser à tout à votre place. What If ne vous propose pas un simple service mais une tranquillité d’esprit.
Vous pouvez faire appel à What If pour un soutien/renfort ou pour une solution clé en main.